ERP-Software | ERP-System

ERP-Software | ERP-Systeme

Steuerung von Unternehmen mit Hilfe moderner ERP-Systeme

Für die Planung und Steuerung der geschäftlichen Prozesse wird immer häufiger eine moderne ERP-Software eingesetzt. Dabei steht die Abkürzung ERP für Enterprise-Resource-Planning. ERP-Systeme sorgen dafür, dass die betrieblichen Ressourcen wie Kapital, Manpower, Material, Betriebsmittel und Maschinen sowie Kommunikations- und IT-Technik in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Ihr Ziel ist die Optimierung aller betrieblichen Abläufe zur Steigerung der Effizienz und damit der Wirtschaftlichkeit. Voraussetzung ist eine gute Vernetzung aller Abteilungen und Arbeitsplätze sowie leistungsstarke Hardware.

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Die Bedeutung der ERP-Programme

Informationen spielen in unserer schnelllebigen Zeit heute eine große Rolle. ERP-SystemMit Hilfe der leistungsfähigen Software, die alle Geschäftsprozesse abbildet, können die Daten des Unternehmens systematisch erfasst und ausgewertet werden. So wird eine aktive Steuerung der Abläufe möglich, das führt zur Kostensenkung und wirkt sich positiv auf die Liquidität des Betriebes aus. Außerdem ist eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Rahmenbedingungen damit erst möglich. Diese Agilität des Unternehmens kann im globalen Wettbewerb um Kunden und Umsätze entscheidend sein. Anfangs lohnte sich der Einsatz solch komplexer Systeme aufgrund der hohen Kosten der Software nur für große Unternehmen und Konzerne. Heute gibt es jedoch auch Softwarelösungen, die für kleine und mittlere Betriebe erschwinglich sind.

Betrachtung der Wertschöpfungskette des Unternehmens

Die Stärke der modernen Softwaresysteme zur Steuerung der Geschäftsabläufe liegt in der Betrachtung der kompletten Wertschöpfung im Unternehmen. Alle Abteilungen und alle Betriebsteile, die an der Erstellung der Produkte bzw. der Leistungserbringung teilhaben, sind eingeschlossen:

  • die Warenbeschaffung (Einkauf)
  • die Materialwirtschaft samt Lagerwesen
  • die Produktion
  • das Marketing
  • der Vertrieb (der Verkauf)
  • die Personalabteilung
  • das Dokumentenmanagementsystem
  • das Finanz- und Rechnungswesen
  • die Anlagenverwaltung
  • das ControllingDie Vorteile der ERP-Programme

Durch die Vernetzung der einzelnen Anwender untereinander gewährleistet das ERP-System einen schnellen Informationsfluss. Außerdem ergeben sich durch die Nutzung identischer Datenquellen viele Synergieeffekte.

  1. Einheitliche systematisierte Datenbanken Insellösungen für einzelne Abteilungen führten früher zu verschiedenen Datenbanken, die nicht kompatibel waren. Heute legen die Verantwortlichen auf die Pflege von Stammdaten wie Artikel, Lieferanten, Kunden und Maschinenparametern besonderen Wert. Die dazu angelegten Datenbanken sind das Herzstück der umfangreichen ERP-Systeme. Allen Berechtigten stehen die Daten in Echtzeit am Arbeitsplatz zur Verfügung, bei Bedarf auch unterwegs am Laptop oder am Handy. Da greift der Vertrieb auf den Datensatz eines Kunden genauso zu wie die Abrechnungssoftware in der Buchhaltung. So können keine Übertragungsfehler oder Inkonsistenzen mehr entstehen. Die Doppelerfassung wird vermieden, Informationen müssen nicht mehr aufwendig gesucht werden – so wird Zeit und Personalaufwand gespart. Standardisierte Masken sichern den Umfang der zu erfassenden Informationen, die Vergabe von Benutzerrechten regelt den Zugriff. Ein speziell entwickeltes Datenschutzkonzept muss die Vertraulichkeit sensibler Daten gewährleisten.
  2. Vereinfachung von Prozessen Synergieeffekte entstehen auch in der Abarbeitung von Kundenaufträgen. So wird mit Hilfe der intelligenten Software aus den Daten eines Angebots eine Auftragsbestätigung, später der Lieferschein und zuletzt die Rechnung – alles auf Knopfdruck. Die Kundenbestellung blockt Artikel im Lager, gleichzeitig wird der Vorrat geprüft und bei Bedarf die Nachbestellung beim Lieferanten ausgelöst. Der gesamte Workflow im Unternehmen wird bei der Einführung des Systems auf den Prüfstand gestellt. Abläufe werden optimiert, automatisiert und ganz nebenbei auch noch dokumentiert –so, wie der Gesetzgeber es für viele Bereiche sogar fordert. Gleichzeitig verhindert das ERP-System eine Manipulation von Daten. Jede Änderung der Informationssätze wird genau erfasst und gespeichert.
  3. Hohe Transparenz aller betrieblichen Prozesse Die gesammelten Daten lassen sich systematisch und regelmäßig auswerten. Das gilt nicht nur für die Abrechnungssoftware, die die Informationen für die Ermittlung der Kennzahlen und der monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung zur Verfügung stellt. Die innerbetriebliche Kosten- und Leistungsrechnung wertet anhand der gespeicherten Zahlen genau aus, welche Produkte ihren Anteil zum Erfolg des Unternehmens beitragen und welche nicht. Auch der Produktlebenszyklus wird beobachtet. Alle Marketingzahlen werden genau analysiert und das Kaufverhalten der Kundschaft beurteilt. Die Fülle der Daten ermöglicht dem Management einen guten Soll-Ist-Vergleich, vor allem unter den Gesichtspunkten Umsatz- und Erlösentwicklung, Liquidität und Rentabilität. Auf deren Grundlage planen die Verantwortlichen sowohl mittel- als auch langfristig das weitere Vorgehen. In komprimierter Form stehen diese Daten auch Investoren und Banken zur Verfügung. Im Ranking von Kreditinstituten wird das Vorhandensein eines gut eingeführten ERP-Systems besonders positiv bewertet.
  4. Ressourcen werden eingespart Mit der Optimierung der Geschäftsprozesse sinken die Kosten im Unternehmen. So wird durch eine bedarfsgerechte Zulieferung des Materials oder von Teilprodukten nicht mehr so viel Lagerplatz benötigt. Die höhere Umschlagshäufigkeit bindet außerdem weniger Kapital im Wareneinsatz. Kosten werden auch beim Personal eingespart, denn die Beschäftigung wird der Auslastung exakt angepasst. Die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse in der Verwaltung beschleunigt den Rechnungsworkflow und den Zahlungsverkehr, der nun direkt aus der Abrechnungssoftware online abgewickelt wird. So werden Personalaufwand, aber auch Büromittel- und Archivbedarf reduziert.
  5. Flexibilität in der Produktion wird erhöht Durch die exakte Steuerung des Material-, Maschinen- und Personalbedarfs können die Manager die Leistungserstellung flexibler gestalten. Der Trend geht weg von der Massenfertigung hin zu Kleinserien oder gar personalisierten Artikeln. Der Lebenszyklus der einzelnen Produkte verkürzt sich stetig. Diese Herausforderungen lassen sich nur mit innovativen IT-Lösungen bewältigen.
  6. Verringerung der Anzahl der einsetzten IT-Lösungen Mit der Bereitstellung der ERP-Anwendung an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter kommen spezielle Programme hier nicht mehr zum Einsatz. IT-Aufwand sowie Schulungszeiten verringern sich dadurch.

ERP-SoftwareDie Einführung einer ERP-Software erfordert eine gute Vorbereitung. Viele einzelne Teilschritte im betrieblichen Prozess müssen vorab geprüft und optimiert werden. Doch der Aufwand lohnt sich. Ein erfolgreiches Management ist in großen Unternehmen nur noch durch das Nutzen vieler Informationen möglich. Diese werden mit der Software gesammelt und ausgewertet.